Działalność nierejestrowana to coraz popularniejsza forma zarabiania dla osób, które chcą przetestować swój pomysł na biznes bez formalnego zakładania firmy. Jednym z najczęstszych pytań przy takiej formie działalności jest kwestia dokumentowania transakcji i wystawiania faktur. Czy osoba prowadząca działalność nierejestrowaną może wystawiać faktury? Jakie elementy powinna zawierać taka faktura? W tym artykule krok po kroku wyjaśnimy, jak prawidłowo wystawiać faktury w ramach działalności nierejestrowanej.
Podstawy prawne działalności nierejestrowanej
Działalność nierejestrowana została wprowadzona do polskiego systemu prawnego w 2018 roku jako część pakietu „Konstytucji Biznesu”. Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców, nie stanowi działalności gospodarczej działalność wykonywana przez osobę fizyczną, której przychód z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 75% minimalnego wynagrodzenia.
W 2024 roku limit przychodów wynosi 3181,50 zł miesięcznie (przy minimalnym wynagrodzeniu 4242 zł), a od lipca 2024 roku wzrośnie do 3450 zł (przy minimalnym wynagrodzeniu 4300 zł). Warto pamiętać, że limit ten dotyczy przychodu, a nie dochodu – liczy się więc kwota, którą otrzymujesz od klientów, bez odliczania kosztów.
Działalność nierejestrowana nie może być wykonywana w ramach spółki cywilnej, a także jeżeli działalność wymaga uzyskania koncesji, zezwolenia lub wpisu do rejestru działalności regulowanej.
Z działalności nierejestrowanej mogą korzystać wyłącznie osoby, które w ciągu ostatnich 60 miesięcy nie prowadziły działalności gospodarczej. Jest to więc rozwiązanie dedykowane głównie osobom rozpoczynającym przygodę z biznesem lub powracającym na rynek po dłuższej przerwie.
Obowiązki dokumentacyjne przy działalności nierejestrowanej
Mimo że działalność nierejestrowana nie wymaga rejestracji w CEIDG, nadania numeru NIP czy REGON, to jednak wiąże się z pewnymi obowiązkami dokumentacyjnymi. Podstawowym obowiązkiem jest prowadzenie uproszczonej ewidencji sprzedaży.
Ewidencja powinna zawierać co najmniej:
- datę sprzedaży
- kwotę przychodu
- rodzaj sprzedanego towaru lub usługi
Nie ma określonego wzoru takiej ewidencji – może to być zwykły zeszyt, arkusz kalkulacyjny czy specjalna aplikacja. Ważne, aby dokumentacja była prowadzona rzetelnie i na bieżąco, co pozwoli ci łatwo kontrolować miesięczny limit przychodów.
Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną są zobowiązane do opłacania podatku dochodowego. Przychody z tej działalności rozliczane są wyłącznie na zasadach ogólnych (skala podatkowa) w zeznaniu rocznym PIT-36. Nie ma możliwości wyboru innych form opodatkowania, takich jak podatek liniowy czy ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.
Wystawianie faktur – krok po kroku
Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną ma prawo wystawiać faktury, choć nie jest to obowiązek. Faktura w działalności nierejestrowanej różni się nieco od standardowej faktury VAT wystawianej przez przedsiębiorców.
Faktura z działalności nierejestrowanej powinna zawierać następujące elementy:
- Miejsce i datę wystawienia faktury
- Numer faktury (możesz przyjąć własny system numeracji, np. 1/2024)
- Twoje dane jako sprzedawcy (imię, nazwisko, adres)
- Dane nabywcy (nazwa firmy lub imię i nazwisko, adres, NIP jeśli nabywca jest przedsiębiorcą)
- Datę sprzedaży/wykonania usługi
- Nazwę towaru lub usługi
- Jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub zakres usług
- Cenę jednostkową
- Wartość sprzedaży
- Podpis osoby wystawiającej fakturę
Na fakturze należy umieścić informację: „Sprzedawca zwolniony z podatku VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT” lub podobną adnotację wskazującą na zwolnienie z VAT.
Pamiętaj, że na fakturze nie umieszczasz numeru NIP, ponieważ jako osoba prowadząca działalność nierejestrowaną nie posiadasz numeru identyfikacji podatkowej przypisanego do działalności gospodarczej.
Do wystawiania faktur możesz wykorzystać:
- Darmowe programy do fakturowania dostępne online (np. wFirma, Fakturownia, InFakt)
- Gotowe szablony w Excelu lub Wordzie
- Aplikacje mobilne do fakturowania, które pozwalają wystawiać dokumenty nawet podczas spotkania z klientem
Wiele programów do fakturowania oferuje specjalne szablony dla działalności nierejestrowanej, które zawierają wszystkie wymagane elementy i odpowiednie adnotacje. Warto z nich skorzystać, by mieć pewność, że faktura spełnia wszystkie wymogi formalne.
Najczęstsze problemy i pytania
Prowadząc działalność nierejestrowaną, możesz spotkać się z kilkoma wątpliwościami dotyczącymi wystawiania faktur. Oto odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania:
Czy faktura z działalności nierejestrowanej jest kosztem dla przedsiębiorcy?
Tak, faktura wystawiona przez osobę prowadzącą działalność nierejestrowaną może stanowić koszt uzyskania przychodu dla przedsiębiorcy. Fakt, że sprzedawca nie jest zarejestrowanym przedsiębiorcą, nie wpływa na możliwość zaliczenia wydatku do kosztów, o ile spełnione są ogólne warunki uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu. Dla twojego klienta będącego przedsiębiorcą taka faktura jest więc pełnoprawnym dokumentem księgowym.
Co zrobić po przekroczeniu limitu przychodów?
Jeśli w danym miesiącu przekroczysz limit przychodów dla działalności nierejestrowanej, masz obowiązek zarejestrować działalność gospodarczą w CEIDG w ciągu 7 dni od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie. Od tego momentu stajesz się przedsiębiorcą ze wszystkimi tego konsekwencjami, w tym obowiązkiem opłacania składek ZUS. Warto więc uważnie monitorować swoje przychody, szczególnie gdy zbliżają się do miesięcznego limitu.
Czy muszę wystawiać faktury dla każdego klienta?
Nie, nie masz takiego obowiązku. Fakturę wystawiasz tylko na żądanie klienta. W pozostałych przypadkach wystarczy odnotować sprzedaż w ewidencji przychodów.
Pamiętaj, że klient będący przedsiębiorcą najczęściej będzie potrzebował faktury, aby móc zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodu.
Praktyczne wskazówki
Prowadząc działalność nierejestrowaną i wystawiając faktury, warto pamiętać o kilku praktycznych aspektach:
Przechowywanie dokumentacji
Dokumentację związaną z działalnością nierejestrowaną, w tym kopie wystawionych faktur i ewidencję sprzedaży, należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jest to istotne w przypadku ewentualnej kontroli ze strony urzędu skarbowego. Warto zadbać o odpowiednie zabezpieczenie dokumentów, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Wzory i szablony
Warto przygotować sobie wzór faktury, który będziesz wykorzystywać przy każdej transakcji. Możesz skorzystać z gotowych szablonów dostępnych w internecie, upewniając się, że zawierają wszystkie wymagane elementy. Niektóre programy do fakturowania oferują specjalne szablony dla działalności nierejestrowanej, co znacznie ułatwia proces wystawiania dokumentów.
Numeracja faktur
Przyjmij prosty i logiczny system numeracji faktur, np. numer kolejny/miesiąc/rok (1/05/2024). Ułatwi to zarówno tobie, jak i klientom, identyfikację dokumentów. Konsekwentne stosowanie wybranego systemu numeracji pomoże również w utrzymaniu porządku w dokumentacji i szybkim odnalezieniu konkretnej faktury w razie potrzeby.
Terminy płatności
Na fakturze warto określić termin płatności. Możesz ustalić go dowolnie, w zależności od ustaleń z klientem. Najpopularniejsze terminy to 7, 14 lub 30 dni od daty wystawienia faktury. Jasne określenie terminu płatności pomaga w planowaniu przepływów finansowych i zmniejsza ryzyko opóźnień w płatnościach.
Działalność nierejestrowana to doskonały sposób na rozpoczęcie przygody z własnym biznesem bez zbędnych formalności. Prawidłowe wystawianie faktur w ramach tej formy działalności nie jest skomplikowane, ale wymaga znajomości podstawowych zasad. Pamiętaj o prowadzeniu ewidencji sprzedaży, kontrolowaniu miesięcznych limitów przychodów i umieszczaniu na fakturach wszystkich wymaganych elementów. Dzięki temu unikniesz problemów podczas rozliczeń podatkowych i zapewnisz sobie spokojne prowadzenie działalności.